○三沢市文書取扱規程

平成9年3月7日

訓令第1号

三沢市文書取扱規程(昭和36年三沢市訓令第6号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第3条)

第2章 文書の種類及び区分(第4条―第13条)

第3章 文書の処理(第14条―第21条)

第4章 文書の発送(第22条―第24条)

第5章 文書の保存及び廃棄(第25条―第32条)

附則

第1章 総則

第1条 文書の取扱については別に定めるものを除き、この規程の定めるところによる。

第2条 文書はすべて適正確実かつ敏速に取扱い、一般事務の向上に資するようにつとめなければならない。

第3条 各部長は、所属課の文書事務を随時調査し、文書事務が適正に処理されるよう指導しなければならない。

2 各課長は所属職員を督励し、文書事務が円滑適正に行われるようにつとめなければならない。

第2章 文書の種類及び区分

第4条 文書は、法規文書、令達文書、公示文書及び一般文書に区分する。

2 法規文書の区分は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

3 令達文書の区分は、次のとおりとする。

(1) 訓令 権限の行使又は職務に関し、所属の機関又は職員に対して命令するもの

(2) 内訓 所属の職員に対し機密の事項を命令するもの

(3) 達 特定の団体又は個人に対して、特定の事項について一方的に指示し、又は命令するもの

(4) 指令 特定の団体又は個人からの申請若しくは出頭に対し、権限に基づいて許可、認可、承認をし、又は指示命令するもの

(5) 辞令 職員の身分、給与、勤務等の異動についてその旨を記載して当人に交付するもの

4 公示文書の区分は、次のとおりとする。

(1) 告示 一定の事項を権限又は法令に基づき広く一般に周知させるために公示するもの

(2) 公告 一定の事実について公表し、広く一般に周知させるために公示するもの

5 一般文書の区分は、次のとおりとする。

(1) 通達 法令の解釈、行政運営の方針、職務運営上の細目等に関する事項について所属の機関又はその職員に対して指示し、又は命令するもの

(2) 依命通達 上司からの命を受けて特定事項を自己の名で発するもの

(3) 上申 上司又は上部官庁に対して意見又は事実を述べるもの

(4) 内申 上申のうち、機密に属するもので主として部内の人事関係事項について述べるもの

(5) 答申 諮問を受けた機関がその諮問事項について意見を述べるもの

(6) 諮問 一定の機関に対して調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるもの

(7) 通知 一定の事実又は意志を特定の相手方に知らせるもの

(8) 依頼 ある一定の行為の実現を特定の相手方に求めるもの

(9) 送付 特定の相手方に対して物品書類を送付し、その受領を要求するもの

(10) 報告 ある事実についてその経過等を上司又は上部の機関に知らせるもの

(11) 照会 相手に対して一定の事実、意見等について回答を求めるもの

(12) 回答 照会、依頼又は協議に対して答えるもの

(13) 進達 個人及び団体等から受理した書類又は市が提出すべき申請書類等を上部機関に差し出すもの

(14) 副申 進達する文書に意見を添えるもの

(15) 申請 許可、認可、承認、指令等一定の行為を請求するもの

(16) 願 一定の事項を願い出るもの

(17) 届 一定の事項を届け出るもの

(18) 許可 一般的に禁止されている行為を特定の場合に解除するもの

(19) 陳情 特定の事項につき、実情を訴え必要な措置を求めるもの

(20) 建議 行政機関その他の関係機関に対して意見、希望等を申し出るもの

(21) 協議 相手の同意を求めるもの

(22) 伺 特定の事項につき上司の意志決定を求めるもの

(23) 嘱託 特定の相手方に対して事務処理、その他特定事項を依頼するもの

(24) 復命 上司から命ぜられた用務の経過、内容及び結果について報告するもの

(25) 供覧 上司の閲覧に供するもの

(26) 回覧 相互に見せ合うもの

(27) 証明 特定の事項又は法律関係の存在を公に証するもの

(28) 議案 議会又は委員会に対して議決を求めるもの

(29) その他 式辞、祝辞等の文書、案内状、礼状等の簡易文書、審査請求書、異議申立書の訴訟関係文書、その他請求書、意見書、賞状、表彰状、感謝状、申込書、見積書、契約書、請求書、受領書等の類で前号以外のもの

第5条 令達の様式は、別記第1により、令達簿(様式第1号)により番号を付さなければならない。ただし、辞令には番号を付さない。

2 令達簿は総務部総務課(以下「総務課」という。)に備え、令達の区分毎に一連番号を付すものとする。

3 墓地公園の墓地に係る許可の令達簿については、建設部都市整備課に備え、一連番号を付すものとする。この場合、別記第1の7指令中「三沢市指令第 号」を「墓地指令第 号」と読み替えするものとする。

(平14訓令7・平15訓令4・一部改正)

第6条 公文書の様式は、別記第2による。ただし、簡易にして文書発送簿に記載を要しないものは号外として処理することができる。

2 報告書、復命書及び請求書、仕訳書等には記号、番号を用いないこと。

3 記号、番号は、別記第3による。

4 記号、番号は、毎年1月に始まり12月に終わるものとし1件毎に追番号を付さなければならない。ただし、同一文書を一括発送するときは全部同一記号を用いるものとする。

第7条 公文書の記名には、公印を押し、かつ、1件毎に原議と契印しなければならない。ただし、多数におよぶ印刷又は複写によるものは、これを省略することができる。

第8条 到着した文書(物品)は総務課において収受し、次の区分により配付しなければならない。

(1) 親展文書は、すべて封緘のまま取扱い、親展文書配付簿(様式第2号)に登載の上、それぞれ名宛人に配付し、受領印を徴する。

(2) 普通文書は総務課において主管課ごとに区分し、文書収受簿(様式第3号の1)に登載の上、主管課長に配付し、受領印を徴する。ただし、簡易な文書については、一括して主管課長に配付することができる。

(3) 現金、金券及び有価証券は、金券配付簿(様式第4号)に登載の上、総務部総務課長(以下「総務課長」という。)の閲覧を経て主管課の明らかなものについては当該主管課長に、その他のものについては会計管理者に配付し、それぞれ受領印を徴する。

(4) 訴願、訴訟、異議申立、その他収受の日付が権利の得喪に関係ある文書の取扱については、その欄外に収受月日及び時刻を明記し、取扱者証印の上、封筒あるものはこれを添えて主管部長に配付し、受領印を徴する。

(5) 電報は、電報配付簿(様式第6号)に登載し、親展電報は開披しないでそのまま名宛人に、その他の電報は名宛人又は主管課長に配付し、受領印を徴する。

2 前項の規定に関わらず、陳情書及びこれに類似する文書は、秘書課において、陳情書整理簿(様式第5号)に登載の上、秘書課長の閲覧を経るものとする。

(平19訓令9・一部改正)

第9条 重大又は異例と認めるものは文書件名簿に登載の上、市長、副市長又は総務部長のいずれかの閲覧を経たのち主管部長に配付しなければならない。

(平19訓令9・一部改正)

第10条 執務時間外に到着した文書等は電報その他即刻処理を要するものを除き、次の登庁時間後速やかにこれを処理しなければならない。

第11条 口頭又は電話で受理した事項は、その要旨を記録して必要な処理をしなければならない。ただし、軽易なものはこれを省略することができる。

第12条 送料の未納又は不足の文書若しくは物品は、総務課長がその必要を認めたものに限りその料金を支払いこれを受取ることができる。

第13条 2つ以上の課に関連ある文書はその関係の深い課に配付する。主管の明らかでない文書は上司の指示を受け、これを配付しなければならない。

2 配付を受けた文書等で当該課の主管に属さないと認められるものは直接他の課に回付することなく速やかに総務課に返付しなければならない。

第3章 文書の処理

第14条 課長等は、文書の配付を受けたときは当該課の文書収受簿(様式第3号の2)に登載の上、自ら処理するもののほかは担任者に速やかに処理要領を提示し、遅滞なく処理させなければならない。

第15条 文書の処理案は、次の区分により所定の用紙に記載しなければならない。

(1) 起案 起案用紙(様式第7号)

(2) 軽易な照会 照復用紙(様式第8号)

(3) 報告又は回答の督促 督促用紙(様式第9号)

(4) 軽易な回答又は書類返付等付箋用紙(様式第10号)

第16条 文書の起案文は、口語体を用い件名を明瞭に標記し、平易簡明に楷書で記述しなければならない。

2 起案には、起案理由を記述し、準拠法令、予算関係その他参考事項は全文又は要点を付記しなければならない。

第17条 上司の閲覧に供するべき文書その他軽易な文書は、その余白に処理の要旨を記入し、又は付箋により起案することができる。

2 軽易な照会、回答等は付箋により起案することができる。

第18条 合議を要する起案文書で緊急に処理を要するもの又は詳細に説明を要するものは、担当者又は当該主管課の職員(詳細な説明を要するものは、その内容を説明できる者に限る。)が合議書類を持ち回りして決裁を受けなければならない。ただし、軽易なものについてはこの限りではない。

2 合議を要する起案文書で重要又は秘密に属するものは、原則として課長又は担当者が自ら持ち回りして決裁を受けなければならない。

第19条 秘密又は重要な起案はその欄外に「秘」又は「重要」と朱記しなければならない。

第20条 決裁を受けた文書は主管課において決裁年月日を記入し、発送を要するものは文書発送件名簿(様式第11号)に登載するものとする。

第21条 未決裁文書は、主管課において一定の場所又は容器に入れ紛失を防ぎ、かつ、敏速なる処理を期さなければならない。

第4章 文書の発送

第22条 発送を要する文書は封緘の上、総務課に回付し、次の簿冊に登載し発送するものとする。

(1) 郵便をもって発送するもの 郵便簿(様式第12号)

(2) 電報によるもの 電信簿(様式第13号)

第23条 発送文書は、市長名を用いるものとする。ただし、軽易なものは市役所名、部長名、部名、課長名又は課名を用いることができる。

第24条 総務課は、毎月発送した文書の件数、郵便切手類の受払について調査し、翌月15日までに上司の閲覧に供するものとする。

第5章 文書の保存及び廃棄

第25条 完結文書は各課において編冊し、文書分類表に基づき保管するものとする。

2 保管する文書は、その表紙及び背表紙に文書分類表上の分類種別、保存年限、廃棄年度等を明記して編さんするものとする。

3 文書に付属する図面等で編冊に不便なものは別に保存することができる。この場合、文書、図面、ひな形にそれぞれ簿冊名、年月日を記入参照の便に供しなければならない。

第26条 文書は会計年度により編冊するものとする。ただし、それによりがたいものはこの限りではない。

第27条 文書の保存年限及び種別は、法令その他別に定めるものを除くほか、次のとおりとする。

(1) 永久保存

 条例、規則その他の規程の制定及び改廃に関する文書

 職員の人事記録に関する文書(総務課の所掌に関するものに限る。)

 土地その他重要な財産の取得及び管理に関する文書

 その他将来例証として、重要な記録又は歴史的な資料として無期限的に保存を必要と認める文書

(2) 永年保存

 法令、条例、規則等の解釈、運用方針に関する文書で重要なもの(主管課の所掌に関するものに限る。)

 その他永年保存を必要と認める文書

(3) 10年保存

 社会福祉統計関係文書、防疫に関する事務文書等で要領や手引き等で定めのあるもの

 その他10年の保存を必要と認める文書

(4) 7年保存

 決算を終了した会計上の文書(会計課の所掌に関するものに限る。)

 その他7年の保存を必要と認める文書

(5) 5年保存

 消滅時効が5年以下の債権に係る歳入歳出の証拠書

 その他5年の保存を必要と認める文書

(6) 3年保存

 申請、願、届、上申、報告、調査等文書で5年保存の必要のないもの

 その他3年の保存を必要と認める文書

(7) 2年保存

 年次有給休暇承認願、出勤簿、旅行命令書、復命書等

 その他2年の保存を必要と認める文書

(8) 1年保存

 収受発送に関する諸簿冊

 歳入歳出の証拠書控、収入支出の計算書その他会計に関する軽易な文書及び帳簿

 その他軽易な文書

2 文書の保存年限は、事案の処理が完結する日(以下「完結日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年によるものは、完結日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。

(令3訓令1・一部改正)

第28条 編さんした文書は、完結年毎に書庫内に配列するものとする。

第29条 書庫内は、常に整頓し、喫煙又は一切の火気を使用してはならない。

第30条 保存文書を借り受けようとするときは、文書貸付簿(様式第14号)に所要の事項を記入し、主管課長の承認を受けなければならない。

2 文書の借受期間は、5日以内とする。ただし、特に必要があるときは、主管課長の承認を得なければならない。

第31条 保存期限の終わった文書のうち秘密に属するものは、市長の承認を得て主管課において焼却し、その他のものはその件名簿冊を記録し、部長の点検を経て廃棄するものとする。

2 前項の場合において印章、印紙等他に転用のおそれがある場合は切断等適当な処理をしなければならない。

第32条 非常の場合において、特に持出を要する文書は、別の箱等に保管し、「非常持出」と朱書表示しなければならない。

この規程は、平成9年4月1日から施行する。

(平成10年訓令第3号)

この規程は、平成10年4月1日から施行する。

(平成11年訓令第2号)

この規程は、平成11年4月1日から施行する。

(平成13年訓令第3号)

この規程は、平成13年4月1日から施行する。

(平成14年訓令第7号)

この規程は、平成14年4月1日から施行する。

(平成15年訓令第4号)

この規程は、平成15年4月1日から施行する。

(平成17年訓令第4号)

この規程は、平成17年4月1日から施行する。

(平成18年訓令第6号)

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

(平成19年訓令第9号)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

(平成20年訓令第4号)

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

(平成21年訓令第6号)

この規程は、平成21年4月1日から施行する。

(平成22年訓令第6号)

この規程は、平成22年4月1日から施行する。

(平成23年訓令第3号)

この規程は、平成23年4月1日から施行する。

(平成23年訓令第8号)

この規程は、平成23年10月1日から施行する。

(平成24年訓令第2号)

この規程は、平成24年4月1日から施行する。

(平成26年訓令第6号)

この規程は、平成26年4月1日から施行する。

(平成27年訓令第6号)

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

(平成28年訓令第6号)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

(平成29年訓令第6号)

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

(平成30年訓令第4号)

(施行期日)

1 この規程は、平成30年4月1日から施行する。

(平成31年訓令第1号)

(施行期日)

1 この規程は、平成31年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行の際、この規程による改正前の三沢市文書取扱規程及び三沢市手話通訳者規程に規定する様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

(平成31年訓令第2号)

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

(令和2年訓令第8号)

この規程は、令和2年4月1日から施行する。

(令和2年訓令第10号)

この規程は、令和2年5月22日から施行する。

(令和3年訓令第1号)

この規程は、公表の日から施行する。

(令和3年訓令第6号)

この規程は、令和3年4月1日から施行する。

(令和4年訓令第8号)

この規程は、令和4年4月1日から施行する。

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(平31訓令1・一部改正)

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(平19訓令9・全改)

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(平31訓令1・一部改正)

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(平20訓令4・平31訓令1・一部改正)

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(平31訓令1・一部改正)

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(平15訓令4・一部改正)

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(平31訓令1・一部改正)

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別記第3(記号番号)

(平19訓令9・全改、平20訓令4・平21訓令6・平22訓令6・平23訓令3・平23訓令8・平24訓令2・平26訓令6・平27訓令6・平28訓令6・平29訓令6・平30訓令4・平31訓令2・令2訓令8・令2訓令10・令3訓令6・令4訓令8・一部改正)

総務課 三総発第 号

秘書課 三秘発第 号

防災管理課 三防発第 号

DX推進課 三DX発第 号

政策調整課 三政発第 号

基地渉外課 三基発第 号

国際交流課 三国発第 号

広報広聴課 三広発第 号

財政課 三財発第 号

税務課 三税発第 号

管財課 三管発第 号

生活安全課 三生発第 号

市民課 三市発第 号

国保年金課 三保発第 号

環境衛生課 三環発第 号

清掃センター 三清発第 号

市民スポーツ課 三市ス発第 号

生活福祉課 三生福発第 号

介護福祉課 三介発第 号

障害福祉課 三障発第 号

子育て支援課 三子発第 号

健康推進課 三健発第 号

農政水産課 三農水発第 号

産業観光課 三産発第 号

都市整備課 三都発第 号

土木課 三土発第 号

建築住宅課 三建発第 号

会計課 三会発第 号

三沢市文書取扱規程

平成9年3月7日 訓令第1号

(令和4年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成9年3月7日 訓令第1号
平成10年3月30日 訓令第3号
平成11年3月30日 訓令第2号
平成13年3月30日 訓令第3号
平成14年3月20日 訓令第7号
平成15年3月31日 訓令第4号
平成17年3月31日 訓令第4号
平成18年3月31日 訓令第6号
平成19年3月30日 訓令第9号
平成20年3月28日 訓令第4号
平成21年3月31日 訓令第6号
平成22年3月30日 訓令第6号
平成23年3月31日 訓令第3号
平成23年9月20日 訓令第8号
平成24年3月30日 訓令第2号
平成26年3月31日 訓令第6号
平成27年3月31日 訓令第6号
平成28年3月31日 訓令第6号
平成29年3月31日 訓令第6号
平成30年3月30日 訓令第4号
平成31年3月12日 訓令第1号
平成31年3月15日 訓令第2号
令和2年3月31日 訓令第8号
令和2年5月21日 訓令第10号
令和3年2月9日 訓令第1号
令和3年3月31日 訓令第6号
令和4年3月31日 訓令第8号