○三沢市戸籍情報システム管理運営規程

平成15年12月1日

訓令第19号

(目的)

第1条 この規程は、三沢市における戸籍情報システムに係る戸籍データの保護及び管理運営について必要な事項を定めることにより戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍事務 戸籍法(昭和22年法律第224号)その他法令に基づく戸籍、除かれた戸籍、改製原戸籍、戸籍の附票、人口動態調査その他戸籍に関する事務をいう。

(2) 戸籍情報システム 戸籍事務専用コンピュータにより、戸籍事務を処理する電子計算機処理システムをいう。

(3) 戸籍データ 戸籍情報システムに入力され、磁気ディスク等に記録された情報及び戸籍情報システムから出力された戸籍事務処理に係る帳票(以下「出力帳票」という。)をいう。

(4) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他戸籍データが記録された媒体をいう。

(5) ドキュメント 戸籍情報システムの設計書、プログラム説明書、操作説明書、コード一覧表その他戸籍情報システムに関する記録及び文書をいう。

(6) 端末機 戸籍情報システム専用として設置された端末系電子計算機をいう。

(処理の基本方針)

第3条 戸籍情報システムによる戸籍事務の処理に当っては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報の保護及び戸籍データの適正管理に努めなければならない。

(戸籍データ保護管理者)

第4条 戸籍情報システムの運用並びに戸籍データの保全及び保護について、適正な管理を行うため戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。

2 保護管理者は、市民生活部市民課長をもって充てる。

3 保護管理者は、戸籍データの管理状況及び戸籍情報システム関連機器の状態について常に把握し、戸籍データを適正に管理しなければならない。

4 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、天災、盗難その他の事故(以下「事故等」という。)に備えて必要な保安措置を講じなければならない。

5 保護管理者は、事故等が発生したときは、直ちに事故等の経緯及び被害状況を調査するとともに、速やかに復旧等の措置を講じなければならない。

(平28訓令6・一部改正)

(戸籍データの保護)

第5条 保護管理者は、戸籍データの漏洩、滅失、毀損等の防止に必要な措置を講じなければならない。

2 保護管理者は、端末機の設置について、端末機の操作画面及び処理内容が関係者以外に知られることがないよう配慮しなければならない。

3 戸籍データは、電算処理を行う業務と連動して処理し、又はこれを他の業務に利用してはならない。

4 戸籍データは、不要となった時点で速やかに復元できない方法によって処分しなければならない。

5 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。

(磁気ディスク等の管理)

第6条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号に掲げるところにより適正に管理しなければならない。

(1) 磁気ディスク等は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。

(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。

(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録された情報を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(出力帳票の管理)

第7条 保護管理者は、出力帳票を次に掲げるところにより適正に管理しなければならない。

(1) 保管しておく必要のある出力帳票(次号において「保管する出力帳票」という。)は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。

(2) 保管する出力帳票の管理について、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。

(3) 出力帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(ドキュメントの管理)

第8条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

2 保護管理者は、ドキュメントを外部に持ち出し、複写し、又は廃棄しようとするときは、外部に情報が流出しないようにしなければならない。

(端末機取扱責任者)

第9条 端末機の適正な管理を行うため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。

2 取扱責任者は、市民生活部市民課記録係長をもって充てる。

3 取扱責任者は、端末機の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。

(平28訓令6・一部改正)

(パスワードの管理)

第10条 保護管理者は、端末機の取扱職員(以下「取扱職員」という。)を指定するものとし、当該取扱職員の業務処理範囲を定めなければならない。この場合において、取扱職員を識別し、その業務処理範囲を限定するため、取扱職員ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。

2 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。

3 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。

4 保護管理者は、定期的に又は随時、パスワードの更新を行う等、これを厳重に管理しなければならない。

(端末機の操作)

第11条 端末機の操作は、取扱職員でなければ行ってはならない。

2 端末機の操作は、戸籍事務に必要な場合以外に行ってはならない。

(機器及びソフト等の管理)

第12条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。

(研修の実施)

第13条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚並びに戸籍情報システムの安全対策の推進を図るため、取扱職員に対し、年1回以上の教育、訓練等の研修を実施しなければならない。

2 新任の取扱職員については、着任後、速やかに前項の研修を実施しなければならない。

(委任)

第14条 この規程に定めるもののほか、戸籍情報の保護及び管理に関し必要な事項は、別に定める。

この規程は、戸籍法第117条の2第1項の規定による法務大臣の指定を受けた日から施行する。

(平成28年訓令第6号)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

別表(第12条関係)

名称

管理方法等

戸籍情報システムサーバー

施錠できる保管庫に設置し、保護管理者がその鍵を管理する。

起動は、保護管理者が指定した職員が行う。

端末機

起動は、取扱職員がパスワードを用いて行う。

戸籍情報システムの使用状況に関する帳票を定期的に出力し、使用状況を確認する。

バックアップ用磁気ディスク

施錠できる保管用具に保管し、保護管理者がその鍵を管理する。

戸籍情報システムプログラム

複写及び変更を防止する保護プログラムで管理する。

三沢市戸籍情報システム管理運営規程

平成15年12月1日 訓令第19号

(平成28年4月1日施行)