○三沢市立三沢病院文書管理規程
平成29年3月31日
病管規程第2号
(趣旨)
第1条 この規程は、法令その他別に定めがあるもののほか、三沢市立三沢病院(以下「病院」という。)の文書の取り扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において「文書」とは、病院において取り扱う書類(各種印刷物及び郵便並びに宅配便等によって病院に到着した書類等)をいう。
(原則)
第3条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、事務が円滑かつ適正に行われるようにしなければならない。
(取扱者の職務)
第4条 各部局の課長等は、文書事務の処理に関して、円滑かつ適正に処理されるように努めなければならない。
2 係長等は、課長等の指揮を受けて次に掲げる文書事務の推進に努め、文書が完結するまではその経過を明らかにしておかなければならない。
(1) 文書の収受及び配布に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の整理及び管理に関すること。
(4) 文書の保存に関すること。
(5) 公文書の開示に関すること。
(6) その他文書処理に関すること。
(簿冊)
第5条 管理課に次の簿冊を備え付けておかなければならない。
(1) 文書収受簿
(2) 文書発送簿
(3) 書留類処理簿
(4) 公示令達番号簿
2 主管課長は、特に必要と認めるときは、前項各号に掲げるもののほか、必要な簿冊を設けることができる。
3 簿冊は、会計年度により作成しなければならない。ただし、同条第1項第4号の公示令達番号簿は、暦年により作成するものとする。
(文書の収受及び配布)
第6条 病院に到着した文書は、すべて管理課で受け取り、次に定める方法により収受し、配布する。
(1) 親展、秘扱い及び開封を不適当と認めるもの(以下「親展文書」という。)は、封をしたまま収受簿に記載して、それぞれあて名人に配布する。
(2) 書留、現金若しくは金券又はこれに類するものを添付した文書は、書留類処理簿に記載し、あて名人から受取の受領印後に配布する。
(3) 収入印紙、収入証紙その他の貴重品を添付した文書についても前号に準じて取り扱うこと。
(4) 審査請求、訴訟その他の収受の日時が権利義務に関する文書を収受したときは、特に当該文書の収受日時を明記して収受者が押印のうえ、封筒のあるものは、これを添付し、直ちに当該文書の主管課長に配布すること。
(5) 私文書は、そのままあて名人に配布すること。
(6) 前各号に定める方法によることとされる文書以外の文書は、すべて開封後確認し、収受簿に記載して、文書の余白に収受印を押し、文書番号を記入したうえ、主管部署に配布すること。ただし、軽易な文書又は一定の簿冊で処理できるものは、収受簿への記載を省略することができる。
2 前項の規定により文書を配布する場合において、当該文書が2以上の部署に関連するときは、その関係が深い部署へ配布しなければならない。
3 料金が未払又は不足の郵便物などは、主管課長がその必要を認めたものに限り、その料金を払い、収受することができる。
(処理方針)
第7条 各部局の長は、文書の配布を受けたときは、遅滞なくこれを処理しなければならない。
2 事案の処理は、上司の決裁を受けなければならない。
(起案文書の作成)
第8条 起案文書は、起案用紙(様式第1号)に、左横書きとし、口語体を用い、簡潔かつ正確に楷書で記述しなければならない。
2 起案には、起案理由を記述し、準拠法令、予算関係その他参考事項は全文又は要点を付記しなければならない。
(重要文書の取り扱い)
第9条 秘扱いの文書及び緊急を要する文書は、原則として課長又は担当者が自ら持ち回りして決裁を受けなければならない。
(合議文書)
第10条 2以上の部署に関連する事案に係る文書の起案は、決裁を受ける前に関係の深い部署から順次合議を経なければならない。ただし、緊急を要する場合は、直ちに決裁を受け、その後に関係部署に回覧することができる。
(浄書)
第11条 発送を要する文書(以下「発送文書」という。)は、各担当部局において浄書するものとし、誤字、脱字、誤写等のないように注意しなければならない。
(文書記号及び番号)
第12条 文書には、文書の分類、記号及び番号を付さなければならない。
2 文書の分類は別に定める。
3 文書の記号は、三市病発第 号とする。
4 文書の番号は、会計年度を持って更新し一連番号とする。ただし、軽易な文書については、号外とすることができる。
5 報告書、復命書及び請求書、仕訳書等には、記号、番号を用いないこと。
(公示令達文書)
第13条 公示及び令達を要するものは公示令達番号簿に登載し、種別ごとに暦年による番号を付し、公示又は令達をしなければならない。
(発信者名)
第14条 発送文書は、管理者名を用いなければならない。ただし、当該文書の性質又は内容により、院長名、病院名、部(局)長名、所属署名を用いることができる。
(院外持出の制限)
第15条 文書は、院外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ主管課長の承認を受けたときは、この限りではない。
(保存種別及び期間)
第16条 完結した文書及び帳簿は、次の種別に従い、主管課において保存するものとする。
(1) 永久保存
(2) 永年保存
(3) 10年
(4) 10年未満
2 保存期間は、暦年によるものは翌年の1月1日、会計年度によるものは翌年度の4月1日から起算する。ただし、年次を追ってその数年分を綴ったものは、その最終の年の翌年又は翌年度から起算する。
(収蔵)
第17条 簿冊は、所定の位置に収蔵しなければならない。
2 前項の簿冊は、部署毎に区分し、これを表示しておかなければならない。
3 収蔵簿冊の貸し出しを受けようとする職員は、主管課長の承認を得なければならない。貸し出しを受けた簿冊は、院外に持ち出し、又は他に転貸してはならない。ただし、主管課長の許可を得た場合は、この限りではない。
(廃棄処分)
第18条 主管課長は、収蔵簿冊で保存期間の経過したもの又は保存の必要がないと認めるにいたったものについては、関係部署と協議のうえ、廃棄の手続きをとらなければならない。
2 保存期間を経過した簿冊であっても、なお保存する必要があると認めるときは、更に年限を定めて保存することができる。
3 廃棄する簿冊で機密に属するもの又は他に悪用のおそれがあると認められるものは、焼却し、又は裁断するなど適切な処置をしなければならない。
附則
この規程は、平成29年4月1日から施行する。
