○三沢市の保有する個人情報等の適切な管理のための措置に関する規程
令和6年3月1日
訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条～第7条)
第3章 教育研修(第8条)
第4章 職員の責務(第9条)
第5章 保有個人情報等の取扱い(第10条～第21条)
第6章 保有個人情報等の提供及び業務の委託等(第22条・第23条)
第7章 安全管理上の問題への対応(第24条～第26条)
第8章 監査及び点検の実施(第27条～第29条)
第9章 補則(第30条～第32条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、本市における個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第66条に規定する保有個人情報の安全管理のために必要な措置及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第12条に規定する個人番号の適切な管理のために必要な措置について定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語は、個人情報保護法及び番号法並びに三沢市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年三沢市条例第1号)において使用する用語の例による。
第2章 管理体制
(総括保護責任者)
第3条 本市に、総括保護責任者1人を置く。
2 総括保護責任者は、副市長をもって充てる。
3 総括保護責任者は、市における保有個人情報及び保有特定個人情報(以下「保有個人情報等」という。)の管理に関する事務を総括する。
4 総括保護責任者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定及び連絡調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設けることができる。
5 委員会は、定期又は随時に開催するものとする。この場合において、総括保護責任者は、事案に応じて専門的な知識及び経験を有する者の参加を求めることができる。
(保護責任者)
第4条 各部(部に相当する組織を含む。以下同じ。)に、保護責任者1人を置く。
2 保護責任者は、各部の長をもって充てる。
3 保護責任者は、総括保護責任者を補佐し、各部における保有個人情報等の管理に関する事務を総括する。
(保護管理者)
第5条 保有個人情報等を取り扱う課(課に相当する組織を含む。以下同じ。)に、保護管理者1人を置く。
2 保護管理者は、各課の長をもって充てる。
3 保護管理者は、各課における保有個人情報等を適切に管理する。
4 保護管理者は、保有個人情報等を情報システム(個人情報ファイルを保有する情報システムをいう。以下同じ。)で取り扱う場合は、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たるものとする。
5 保護管理者は、個人番号及び特定個人情報を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)並びにその役割を指定するものとする。
6 保護管理者は、各事務取扱担当者が取り扱う個人番号及び特定個人情報の範囲を指定するものとする。
(保護担当者)
第6条 各課に、保護担当者を置く。
2 保護担当者は、各課に複数人置くことができる。
3 保護担当者は、保護管理者が指名する者をもって充てる。
4 保護担当者は、保護管理者を補佐し、各課における保有個人情報等の管理に関する事務を担当する。
(監査責任者)
第7条 本市に、監査責任者1人を置く。
2 監査責任者は、総務部長をもって充てる。
3 監査責任者は、本市における保有個人情報等の管理の状況について監査する。
第3章 教育研修
(教育研修)
第8条 総括保護責任者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員(会計年度任用職員等を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、保有個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
2 総括保護責任者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のため、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
3 総括保護責任者は、保護責任者、保護管理者及び保護担当者に対し、各課(保護責任者にあっては、各部)の現場における保有個人情報等の適切な管理のための教育研修を定期的に実施するものとする。
4 保護管理者は、各課の職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のため、総括保護責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
5 前各項で定める教育研修は、他団体が実施する研修等のうち、その内容が必要な水準を満たすと市長が認めるものをもって、これに代えることができる。
第4章 職員の責務
(職員の責務)
第9条 職員は、個人情報保護法及び番号法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護責任者、保護責任者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
第5章 保有個人情報等の取扱い
(アクセス制限)
第10条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容(個人識別の容易性(匿名化の程度等)、要配慮個人情報の有無並びに漏えい等が発生した場合に生じ得る被害の性質及び程度等を考慮する。以下同じ。)に応じて、当該保有個人情報等にアクセス(情報に接する行為をいい、紙等に記録されている保有個人情報等に接する行為を含む。以下同じ。)をする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員の範囲と権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限定するものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスをしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスをしてはならず、保有個人情報等へのアクセスは必要最小限としなければならない。
(複製等の制限)
第11条 保護管理者は、職員が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、職員は、保護管理者の指示に従い行うものとする。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) 前3号に掲げるもののほか、保護管理者が保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれがあると認めた行為
(誤りの訂正等)
第12条 職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(媒体の管理等)
第13条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、当該媒体の耐火金庫への保管、保管場所への施錠等の保有個人情報等の漏えい等を防止するための措置を講ずるものとする。
2 職員は、保有個人情報等が記録されている媒体を外部へ送付し、又は持ち出す場合には、原則として、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
(誤送付等の防止)
第14条 職員は、保有個人情報等を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務や事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第15条 職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末機器及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
2 職員は、保有個人情報等の消去や保有個人情報等が記録されている媒体の廃棄を委託する場合(2以上の段階にわたる委託を含む。)には、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取る等、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認するものとする。
(保有個人情報等の取扱状況の記録)
第16条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(個人番号の利用の制限)
第17条 事務取扱担当者は、番号法に定める事務の処理を行う場合に限り、個人番号を利用するものとする。
(個人番号の提供の求めの制限)
第18条 事務取扱担当者は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第19条 事務取扱担当者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(個人番号及び特定個人情報の収集又は保管の制限)
第20条 職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
(取扱区域)
第21条 保護管理者は、個人番号及び特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。
第6章 保有個人情報等の提供及び業務の委託等
(保有個人情報等の提供)
第22条 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面を取り交わすものとする。
2 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行うことにより当該措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号の規定に基づき他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、個人情報保護法第70条の規定に基づき、前2項に規定する措置を講ずるものとする。
4 保護管理者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、個人番号及び特定個人情報を提供してはならない。
(業務の委託等)
第23条 保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報(特定個人情報等を含む。以下この条について同じ。)の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。この場合において、当該委託に係る契約書には、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持及び利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第3号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。以下この項及び第6項において同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
2 保護管理者は、個人番号利用事務等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託先において、番号法に基づき行政機関が果たすべき措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するものとする。この場合において、当該委託に係る契約書等には、前項で定める事項に加え、次に掲げる事項を明記するものとする。
(1) 事務所等内からの個人番号及び特定個人情報の持ち出しの禁止に関する事項
(2) 個人番号及び特定個人情報を取り扱う従事者の明確化及び従事者の監督及び教育に関する事項
(3) 契約内容の遵守状況の報告に関する事項
(4) 必要に応じて実施可能とする委託先に対する実地の調査に関する事項
3 保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
4 保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報等の秘匿性等その内容やその量等に応じて、委託先における責任者及び業務従事者の作業の管理体制及び実施体制並びに個人情報の管理の状況について、必要があると認めるときは、立入検査等により確認を行うものとする。
5 前項に掲げるもののほか、保護管理者は、個人番号利用事務等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託を受けた者において、行政機関が果たすべき措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行うものとする。
7 前項に掲げるもののほか、保護管理者は、個人番号利用事務等の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断するものとする。
8 保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等保有個人情報等の取扱いに関する事項を明記するものとする。
9 保護管理者は、保有個人情報等を提供し、又は業務委託をする場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容及び保有個人情報等の秘匿性等その内容等を考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部若しくは一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
第7章 安全管理上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第24条 職員は、次の各号に掲げる場合には、直ちに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告するものとする。
(1) 保有個人情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合
(2) 事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合
(3) 前2号に掲げるもののほか、安全管理の上で問題となる事案の発生又は発生のおそれを認識した場合
2 保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、速やかに被害の拡大防止及び復旧等のために必要な措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯及び被害状況等を調査し、総括保護責任者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護責任者に当該事案の内容等について報告するものとする。
4 総括保護責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、速やかに市長に当該事案の内容、経緯及び被害状況等について報告するものとする。
5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している各課に当該措置を共有するものとする。
(個人情報保護法に基づく報告及び通知)
第25条 保護管理者は、漏えい等が生じた場合であって個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合には、前条で定める事項と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力するものとする。
(公表等)
第26条 保護管理者は、個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報等の本人への対応等の措置を講ずるものとする。この場合において、公表を行う事案については、当該事案の内容、経緯及び被害状況等について、速やかに個人情報保護委員会事務局に情報提供を行うものとする。
第8章 監査及び点検の実施
(点検)
第28条 保護管理者は、各課における保有個人情報等の取扱いについて、定期及び随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を保護責任者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第29条 総括保護責任者、保護責任者及び保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
第9章 補則
(個人情報保護委員会事務局への報告)
第30条 保護管理者は、特定個人情報について、漏えい等に係る事案その他の番号法に違反する事案又は番号法に違反するおそれのある事案が発覚した場合は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律第29条の4第1項及び第2項に基づく特定個人情報の漏えい等に関する報告等に関する規則(平成27年特定個人情報保護委員会規則第5号)に従って、個人情報保護委員会事務局に報告するものとする。
(他の規程との関係)
第31条 個人情報に関する事項について他の規程に別段の定めがあるときは、その定めるところによる。
(その他)
第32条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この規程は、公表の日から施行する。