○三沢市議会事務局処務規程

令和4年3月18日

議会訓令第1号

三沢市議会事務局処務規程(昭和34年三沢市議会規程第1号)の全部を改正する。

(趣旨)

第1条 この規程は、三沢市議会事務局設置条例(昭和33年三沢市条例第26号。以下「条例」という。)第5条の規定に基づき、三沢市議会事務局(以下「事務局」という。)の組織、事務分掌等に関し必要な事項を定めるものとする。

(組織)

第2条 事務局の事務を処理するため、事務局に議事総務係を置く。

(所掌事務)

第3条 議事総務係の所掌事務は、次のとおりとする。

(1) 議員の身分、報酬及び費用弁償に関すること。

(2) 議員の出張に関すること。

(3) 秘書、儀式、表彰、交際等に関すること。

(4) 議長会及び議員共済会に関すること。

(5) 本会議、委員会その他の会議に関すること。

(6) 会議録及び委員会記録の作成及び保管に関すること。

(7) 議決事項等の処理及び議決証明に関すること。

(8) 請願及び陳情の受理に関すること。

(9) 行政視察の受入れ及び対応に関すること。

(10) 諸規定の制定及び改廃に関すること。

(11) 市行政及び地方行政制度の調査研究に関すること。

(12) 議会活動の広報広聴に関すること。

(13) 議会改革に関すること。

(14) 議長車の管理等に関すること。

(15) 議会図書に関すること。

(16) タブレット端末(アプリケーションソフトを含む。)、ネットワークセキュリティの管理等に関すること。

(17) 職員の人事給与、服務等に関すること。

(18) 文書及び公印の取扱い等に関すること。

(19) 事務局の庶務に関すること。

(20) その他議長が特に必要と認めた事務に関すること。

(職員)

第4条 条例第3条に規定する事務局の職員(以下「職員」という。)の職名は、事務局長(以下「局長」という。)のほか、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定めるものとする。

(1) 書記の職名 副参事、次長、係長、主任主査、主査及び主事

(2) その他の職員の職名 主任技能技師、技能技師その他議長が必要と認めたもの

(職務)

第5条 局長は、議長の命を受けて事務局の事務を掌理し、所属の職員を指揮監督する。

2 副参事は、局長の命を受けて特に重要な事務を掌理する。

3 次長は、局長を補佐し、事務局の事務を整理する。

4 係長は、上司の命を受けて係の事務を掌理する。

5 主任主査、主査及び主事並びにその他の職員は、上司の命を受け、所管の事務に従事する。

(決裁)

第6条 議会の事務は、次条に規定するものを除き、局長を経て議長の決裁を受けなければならない。

(局長の専決事項)

第7条 次に掲げる事務は、局長が専決することができる。

(1) 三沢市決裁規程(昭和39年三沢市訓令第4号)別表中各課共通専決事項の部長の専決事項及び課長の専決事項に掲げる事務

(2) 前号に掲げるもののほか、軽易な事項の処理に関する事務

(議長の事務の代決)

第8条 議長が不在のときは、副議長がその事務を代決する。

2 議長及び副議長がともに不在のときは、局長がその事務を代決することができる。

(局長の事務の代決)

第9条 局長が不在のときは、次長がその事務を代決することができる。

2 局長及び次長がともに不在のときは、係長がその事務を代決することができる。

(代決後の手続)

第10条 代決した事項については、速やかに後閲に供しなければならない。ただし、軽易なもの又はあらかじめ上司の指示したものについては、この限りでない。

(文書の記号及び番号)

第11条 文書の記号及び番号は、「三市議発第 号」を用いるものとし、文書の番号は、毎年1月に始まり12月に終わるものとする。

(文書の保存年限及び種別)

第12条 文書の保存年限及び種別は、次のとおりとする。この場合において、保存年限の定めがない文書については、必要に応じて局長が当該年限を定めるものとする。

(1) 永久保存

 人事に関する文書

 議決書、請願、陳情、決議案及び意見書

 会議録、委員会記録及びこれに関する文書

 本会議及び委員会に関する文書

 例規及び統計に関する文書

 条例、規則、その他規程等の制定、改廃及び告示に関する文書

 公印の調製、改刻及び廃止に関する文書

(2) 永年保存

 議長会に関する文書

(3) 7年保存

 諸経理に関する文書

 定期監査及び例月出納検査の報告に関する文書

(4) 5年保存

 議決証明書に関する文書

 申請、願、届、上申、報告、調査等に関する文書

(5) 2年保存

 年次有給休暇承認願、出勤簿、旅行命令書、復命書等

(6) 1年保存

 収受発送に関する諸簿冊

 歳入歳出の証拠文書控その他会計に関する軽易な文書及び帳簿

 その他軽易な文書

2 文書の保存年限は、事案の処理が完結する日(以下「完結日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年によるものは、完結日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。

(文書の廃棄)

第13条 保存年限を経過した文書は、局長の決裁を経て廃棄するものとする。この場合において、当該文書の件名及び廃棄年月日を任意の様式に記載し、永久に保存するものとする。

(文書に関する規定の準用)

第14条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、三沢市文書取扱規程(平成9年三沢市訓令第1号)の規定を準用する。

(公印)

第15条 議会の公印は、別表のとおりとし、当該公印は、すべて局長が管守するものとする。

(公印の調製、改刻及び廃止)

第16条 公印の調製、改刻及び廃止は、すべて局長を経て議長の決裁を受けなければならない。

2 廃止された公印は、焼却等の方法により処分するものとする。

(印影の印刷)

第17条 一定内容の文書を一時に多数印刷して発する文書のうち、公印を押印すべきものにあって、局長の承認を得たときは、公印の印影を当該文書に印刷して公印の押印に代えることができる。この場合において、別表に規定する寸法により難いときは、これを縮小又は拡大して使用することができる。

(電子印影)

第18条 電子情報処理組織を利用して証明、通知等の事務を行う場合で、局長の承認を得たときは、電子情報処理組織に記録した公印の印影(以下「電子印影」という。)を文書に打ち出すことにより、公印の押印に代えることができる。この場合において、電子印影の改ざんその他不正使用を防止するために必要な措置を講じなければならない。

(公印に関する規定の準用)

第19条 この規程に定めるもののほか、公印の取扱いに関し必要な事項は、三沢市公印規程(平成3年三沢市訓令第1号)の規定を準用する。

(備品の取扱い)

第20条 事務局に備品台帳を備えて、その出納を明らかにしなければならない。

(その他事務処理に関する規定の準用)

第21条 この規程に定めるもののほか、職員の給与、服務その他事務処理に関し必要な事項は、市長が定める規則及び規程の相当規定を準用する。

(施行期日)

1 この規程は、令和4年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行の際現にこの規程による改正前の三沢市議会事務局処務規程の規定によりなされている処分、手続その他の行為は、改正後の三沢市議会事務局処務規程の規定によりなされたものとみなす。

別表(第15条関係)

区分

書体

刻字

寸法(ミリメートル)

用途

議会印

古印体

画像

方 21

議会名をもって発する文書

議長印

古印体

画像

方 29

賞状用

議長印

古印体

画像

方 24

諸証明及び一般文書用

副議長印

古印体

画像

方 24

諸証明及び一般文書用

常任委員長印

古印体

画像

方 18

一般事務用

議会運営委員長印

古印体

画像

方 18

一般事務用

特別委員長印

古印体

画像

方 18

一般事務用

議会事務局長印

古印体

画像

方 18

一般事務用

三沢市議会事務局処務規程

令和4年3月18日 議会訓令第1号

(令和4年4月1日施行)